説明上手になるコツや方法

説明がわかりやすくて上手い人ほど、職場などではと知識や教養があり仕事がデキる人と一目置かれる存在となります。説明する時は、相手に合わせた言葉を使うのが基本で、いくら知識が豊富でも相手が理解できなければ、説明できたとは言いません。池上彰さんのような説明上手になるためには何が必要?

更新日 2017年05月16日

合計 31pv


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説明上手になるコツは”相手に伝えたいポイントを明確にすること”が大切です。相手に話を伝えるスキルがアップする、上手な話し方を身につける秘訣を紹介します。

  出典 上手な話し方・相手をイラつかせずに用件を伝えるポイント - ガールズSlism

最初に結論を話す

 補足は後から付け加える

  短い言葉で伝える

  書面の説明は箇条書きを使う

  話す要点の数を先に伝える

  ダラダラと文章を繋げない

  言い切る形を心掛ける

  強調する言葉の数を抑える

  ゆっくりと落ち着いて話す

  出典 上手な話し方・相手をイラつかせずに用件を伝えるポイント - ガールズSlism

  出典 stone-roses.org

伝えたいことを3行くらいの箇条書きにまとめましょう。

例えば、

結果の報告

なぜこのような結果になったのか

善すべきところ

上から順番に伝えていけば良いのです。説明下手な人は、実はこれがとても苦手。

これが出来てしまえば、ほぼ説明上手と言っても過言ではありません。

  出典 説明が上手になる方法!相手をイライラさせないコツ

初めから終わりまでずっと同じトーン、同じスピードで淡々と話し続けるのは良くないです。

相手は飽きてしまい、途中から疲れて聞くことを止めてしまう可能性があります。

ですので「声に抑揚を付けたり、緩急をつけて重要な部分は間を入れてゆっくりと丁寧に説明する」などのパターンを取り入れましょう。

伝いたい部分を強調したり何度か繰り返すというのも効果的です。

そのようにリズムをつけることで、聞く側の注意を引くことができ、興味を持って聞いてくれる可能性が高いです。

  出典 説明上手になる方法6選!わかりやすく伝えるには!? | 飽くなき探求心 気になる情報発信ブログ

説明する側としては「あれもこれも全てを漏らさず詳しく説明しなければならない」と思ってしまうかもしれませんが、これは逆効果である可能性が高いです。

限られた時間の中で「多くの情報を与えればわかりやすい」というわけではありません。

相手は沢山情報が入っても「一体何が重要なのだろう」とわからなくなってしまいます。

そしてそもそも話しが長くなってしまうので、相手の集中力の問題も出てきますし、単純に「説明が時間内に終わらない事態」も有り得ます。

  出典 説明上手になる方法6選!わかりやすく伝えるには!? | 飽くなき探求心 気になる情報発信ブログ

話の内容にもよりますが基本的には「まず結論、そしてそのあとに理由や補足、その他の情報を伝える」という形がわかりやすいとされています。

例えば何かを注意する場合は「まず結論から言うと、○○は絶対ダメです。その理由は~」という形で話し始める感じです。

結論とは、説明する中で最も相手に伝えたい事です。

  出典 説明上手になる方法6選!わかりやすく伝えるには!? | 飽くなき探求心 気になる情報発信ブログ

■相手がその話に興味や関心を持ちやすくなり「これから聞くぞ」という準備ができる

全体の内容自体も理解しやすくなるでしょう。

■結論だけ聞きたい相手からすれば無駄な時間がない

特にビジネスでは重要だとされることが多いですね。

■落ち着いて最後まで聞いてもらえる可能性が高い

「何の話だ?結局この人は私に何が言いたいんだ?」と思われることも少ないでしょう。

過程から話し出すと、場合によっては「ん…?これって褒められているのか?それとも説教系なのか?」と考えさせてしまう可能性もあります。

そしてそういう状態になっている時点で相手は話に集中していません。

  出典 説明上手になる方法6選!わかりやすく伝えるには!? | 飽くなき探求心 気になる情報発信ブログ

  出典 stone-roses.org

例えば職場で先輩や上司から「○○の仕事終わった?」と聞かれた際は、まず「終わったか、まだ終わっていないか」を伝えましょう。

後者の場合は、その後で詳しく答えましょう。

■「ただ今□□をしてる段階ですので、もう少しで終わりそうです。」

■「ちょっと□□に手こずっていて、今そこで悩んでいる状態です。」

など。

  出典 説明上手になる方法6選!わかりやすく伝えるには!? | 飽くなき探求心 気になる情報発信ブログ

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接続詞をしっかり使う
「つまり」、「ですので」、「なぜなら」、「でも」などフレーズはたくさんありますね。

使い過ぎると余計ややこしくなるので気を付けましょう。

  出典 説明上手になる方法6選!わかりやすく伝えるには!? | 飽くなき探求心 気になる情報発信ブログ

ジャスチャーを加える
「注意点は3つあります」の時に指を3本立てたり、「あっちです」という発言をする時はその方向に指を指したり、という感じですね。

また、道具や機械の使い方を説明する時に動きを付けた方がわかりやすいのであれば、付けましょう。

主語をハッキリさせる
日本語は主語・述語の順番で文法が成り立っています。

説明が苦手な人はどうしても自分の視点で話をしてしまい、主語を省きがちですので注意しましょう。

  出典 説明上手になる方法6選!わかりやすく伝えるには!? | 飽くなき探求心 気になる情報発信ブログ

  出典 stone-roses.org

『私は皆さんに伝えたいことが3つあります!』と、最初に”数”を提示します。

そして…、

『1つ目は、聞く側が理解しやすくなるからです』
『2つ目は、区切りがつくので説明もしやすくなるからです』
『3つ目は、順を追うので聞く側も説明する側も整理しやすくなるからです』

と…、順を追って、3つのポイントを説明します。

  出典 上手な話し方・相手をイラつかせずに用件を伝えるポイント - ガールズSlism

黒板やホワイトボードが無い場所で、プレゼンしたい相手に箇条書きにした文字を読んでもらうことが出来ないときでも、指でポイントの数を示しながら説明すると相手にはっきり伝わるメリットもありますよ。

  出典 上手な話し方・相手をイラつかせずに用件を伝えるポイント - ガールズSlism
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